Case: Impuls aan Continu Verbeteren

Hoe het succesvol doorbreken van patronen kan helpen om te krijgen wat je wil

tekst: Joost Kerkhofs

Door hardnekkige patronen in onder andere de leidinggevende stijl, komt het aandragen en uitvoeren van verbeterideeën bij deze toezichthouder maar beperkt van de grond. Hoe kan het overheidsinstituut de investering in Lean beter laten renderen? Dit was de praktijkcasus van een van de deelnemers aan de OBM Practitioner opleiding van Neotopia. Dankzij de toepassing van OBM werd de inzet van deze deelnemer als consultant een mooi succes. Lees hieronder hoe hij een impuls aan continu verbeteren gaf!

Situatie

De organisatie in kwestie daalt al een aantal jaren in internationale ranglijsten door afnemende prestaties. Door medewerkers te betrekken bij het verbeteren wil de leiding de lange doorlooptijd van innovaties reduceren en de medewerkerstevredenheid vergroten. Eerdere verbeter-programma’s leverden, door hardnekkige patronen in onder andere de leidinggevende stijl binnen de organisatie, onvoldoende op. Daarom werkte men sinds kort volgens de Lean-filosofie, vanuit de overtuiging van de leiding dat verbetering vanaf de werkvloer zal leiden tot betere resultaten voor klant, medewerker en organisatie. Hoewel het Lean-programma successen opleverde, hield het aandragen en uitvoeren van verbeterideeën maar heel beperkt stand.

In een administratief, ondersteunend team, staat de kwaliteit van de werkzaamheden onder druk en neemt het verzuim toe. Gebleken is dat slechts 3 van de 22 medewerkers samen 2 verbeterideeën hebben gerealiseerd in de afgelopen 2 maanden. Men specificeerde verbeterideeën niet goed en men haalde slechts een derde van de afgesproken deadlines. Al anderhalve maand zijn er helemaal geen verbeterideeën aangedragen; de verbeterborden zijn leeg, de ‘geest’ is eruit. Dit probleem wordt aangepakt  met behulp van Organizational Behavior Management (OBM).

Aanpak

De consultant startte met het specificeren van de prestaties volgens de methode van OBM:

  • Het aantal verbeterideeën dat elk teamlid per dag per teamlid aangedraagt;
  • Het aantal keer per week dat men de voortgang van het realiseren van verbeteringen bespreekt tijdens de dagstart;
  • Het aantal verbeterideeën dat het team binnen 2 weken werkelijk realiseerde.

Door het analyseren van de krachten die inwerken op het gedrag van de medewerkers (de zogeheten ABC-analyse), bleek dat er veel impulsen waren om vooral niet aan verbeter-ideeën te werken:

  • De nadruk lag op het reguliere werk;
  • Er was geen of weinig tijd beschikbaar voor verbeteren;
  • Verbeterideeën waren onduidelijk geformuleerd, dus medewerkers wisten niet wat ze ermee moesten beginnen;
  • Er was ook sociale druk tussen de teamleden onderling om niet aan verbeteringen te werken (“Wil jij soms een wit voetje halen bij de baas?”).
Impuls aan continu verbeteren met ideeën

Interventie

Op basis van deze ABC-analyse koos men ervoor om voortaan het aanreiken en realiseren van verbeterideeën dagelijks terug te koppelen in het team en de ervaringen te bespreken tijdens de dagstart. Ook gaat de leidinggevende bewust meer complimenten geven aan medewerkers voor het gewenste gedrag. Tevens wordt er beter op gelet dat ideeën binnen het eigen domein kunnen worden gerealiseerd, wat de haalbaarheid van het idee vergroot.

Het team stelde zich tot doel om 2 ideeën per dag te bedenken en dat doel wekelijks met 1 te verhogen. Gezamenlijk is besloten het behalen van het doel wekelijks te vieren met een traktatie bij de koffie. De leidinggevende had de verwachting dat als het team zou ervaren dat ze wel in staat zijn om verbeteringen te realiseren, dat ze dan ook meer gaan bijdragen.

Resultaten: Een impuls aan continu verbeteren

De resultaten waren spectaculair:

  • Medewerkers zijn steeds meer verbeterideeën gaan aandragen gedurende de interventie. Mede door het succes dat ze boekten bij het realiseren werden ze gestimuleerd om meer ideeën in te brengen.
  • Een medewerker kon nauwelijks geloven dat ze in staat zijn geweest in de afgelopen periode van 6 weken, 100 ideeën aan te dragen en 63 binnen twee weken af te ronden. Duidelijk: Een impuls aan continu verbeteren. En dit op een teamomvang van slechts 22 personen.
  • De impact op klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en efficiency begint duidelijk te worden: de eerste reacties van klanten op de kwaliteit van het werk van het team zijn positief en ook de teamleider is positiever geworden over zijn medewerkers.

Over OBM

OBM staat voor Organizational Behavior Management.

Het is een wereldwijd gebruikte, wetenschappelijke methodiek om zowel prestaties als werkplezier aantoonbaar te verhogen.

Gedragsverandering staat bij OBM centraal. Immers: Business is Behavior.

Bron: Deze case werd uitgevoerd door een deelnemer aan de OBM Practitioner opleiding van de Vrije Universiteit in Amsterdam. Deze werd in-company verzorgd door Neotopia. Neotopia heeft zo’n 12 jaar samengewerkt met de VU om deze opleiding te ontwikkelen, promoten en natuurlijk te verzorgen. Intussen verzorgt de VU de opleiding alleen nog maar aan reguliere studenten, maar Neotopia gaat ermee door voor deelnemers uit het bedrijfsleven!

Klik hier voor het bestellen van een artikel over de combinatie van Lean en OBM in Holland Management Review. Of download het hier gratis.

Lees hier meer over deze praktische aanpak om het beste uit mensen te halen.

Voor meer informatie over de diensten klik hier.

Heb je een vraag? Neem contact met ons op.

Andere inspiratie artikelen

Verander je goede voornemens in goede gewoontes

Haal het beste uit jezelf en je medewerkers in het nieuwe jaar Goede voornemens zijn gemakkelijk te maken, dat weet iedereen. Wat vervolgens iedereen ook wel merkt is dat het lastig is om het op te volgen. Ja, de eerste paar keer lukt wel misschien, maar het daarna...

Vijf handvatten voor het verminderen van werkstress en burn-outs

Hoe OBM kan helpen een nieuwe werkcultuur te creëren Werkstress en burn-outs zijn al jarenlang onderwerpen van zorg in de media. Ik zie ook om me heen steeds vaker mensen uitvallen. Het heeft ernstige gevolgen voor zowel de individuele werknemers als de organisaties...

Het overwinnen van slechte gewoonten

Een casestudy in leiderschap op basis van OBM In de afgelopen vijftien jaar hebben de trainers van Neotopia vele honderden mensen uit de hele wereld mogen trainen in OBM (Organizational Behavior Management). Het is een krachtig middel gebleken om aantoonbaar...

De Neurologie van Cultuurverandering

Hoe Slimme Leiders Dopamine Gebruiken voor Succes Om te overleven moeten organisaties zich continu aanpassen aan nieuwe omstandigheden en evoluerende verwachtingen. Het proces van cultuurverandering, waarin normen, waarden en gedragspatronen verschuiven, is een...

De sleutel tot het behoud van personeel

De sleutel tot het behoud van personeel en het ontwikkelen van hun talenten. Het behoud en de ontwikkeling van personeel is essentieel voor het succes van een organisatie. Het is algemeen bekend dat gemotiveerde en competente medewerkers een cruciale rol spelen bij...

Vier tips om van giftige bazen af te komen

Vier tips om van giftige bazen af te komen, ten behoeve van een positieve werkcultuur Tekst: Joost KerkhofsAls manager is het van cruciaal belang om een positieve werkomgeving te creëren waarin medewerkers gedijen. Helaas zijn er nog steeds giftige bazen die niet het...

Het creëren van een positieve aanspreekcultuur

Het creëren van een positieve aanspreekcultuur: Een alternatieve benadering met behulp van OBM Tekst: Joost KerkhofsEen gezonde aanspreekcultuur is essentieel voor het succes van elke organisatie. Traditioneel gezien associëren we 'aanspreken' vaak met het corrigeren...

De Waarde van een Chief Motivation Officer

De Toegevoegde Waarde van een Chief Motivation Officer en de Rol van OBM Tekst: Joost KerkhofsWe leven in een tijd waarin het steeds belangrijker wordt om werknemers gemotiveerd, geëngageerd en productief te houden. Organisaties hebben nieuwe manieren nodig om een...

Hoe maak je de transitie naar een duurzame organisatie?

Vijf goede redenen om OBM te gebruiken in je transitie naar een duurzame organisatie Tekst: Joost KerkhofsIn deze tijd van toenemende aandacht voor duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen, streven steeds meer organisaties ernaar om duurzame praktijken...

Misschien vindt u dit ook interessant?