Hoe het tijdig afsluiten van projecten gaat leiden tot minder faalkosten en meer positieve energie
tekst: Joost Kerkhofs
Wat is er nodig om de projecten die een bedrijf uit de energiesector bij klanten realiseert, binnen 30 dagen na oplevering echt volgens de norm af te kunnen sluiten? De onderstaande case is uitgevoerd door een teammanager in het kader van zijn opleiding in Organizational Behavior Management (OBM), ook wel Gedragsmanagement genoemd. Hij was werkzaam voor de betreffende organisatie en heeft met succes OBM toegevoegd aan zijn repertoire. Lees hieronder hoe hij zorgde dat zijn teamleden projecten op tijd afsluiten.
Situatie
De uitdaging: goede dienstverlening op een kosteneffectieve manier. Dat betekent voor het betreffende bedrijf: projecten bij klanten binnen 30 dagen na oplevering compleet afronden, inclusief service, onderhoud & administratie.
Dat lukte helaas eigenlijk nooit. Het gevolg hiervan was dat er losse eindjes blijven. En ook dat je minder efficiënt capaciteit kunt inzetten op nieuwe projecten. Men wenst minder verspilling en minder faalkosten. Plus: ‘positieve energie’ in het bedrijf door de motiverende werking van succes en nieuwe projecten.
De grootste zorg van de teammanager is enerzijds de financiële consequentie en anderzijds dat zijn team gemotiveerd blijft en het gevoel heeft een waardevolle bijdrage te leveren.
Aanpak
Een OBM-verbetertraject begint met het specificeren van de gewenste prestatie: resultaten én gedrag.
We meten in de nulmeting een sterke variatie in afsluittermijnen van projecten. Je analyseert het gedrag van de betrokkenen met een ABC-analyse. Deze analyse geeft inzicht in de grondoorzaken van het huidige gedrag.
Uit het onderzoek blijkt dat het stapsgewijze afsluitproces en de instructie volgen het grootste gebrek is.
– De teammanager
Er zijn meerdere oorzaken:
- Focus & prioriteiten.
- Delen van het afsluitproces (voornamelijk het logistieke deel) was/is onbekend waardoor dit als obstakel wordt gezien.
- Afhankelijkheid van derden. Bij het niet tijdig uitzetten van acties komt men tijd te kort.
- Complexiteit van het afsluitproces.
- Relatief nieuw team met weinig senioren waardoor de ervaring en kennis soms te kort schiet.
Los daarvan zijn er ‘bijzondere projecten’ waarbij administratieve handelingen gedaan moeten worden waar de organisatie nog geen of beperkte ervaring mee had.
Tot slot is de organisatie continu in ontwikkeling waardoor delen van het proces vernieuwd zijn. Bepaalde delen zijn geautomatiseerd, waarbij er aanzienlijk wat kinderziektes waren.
Faalkosten
Het is goed te berekenen wat de faalkosten zijn door de aantallen projectoverschrijding, uurlonen, overleguren etc. bij elkaar op te tellen. Daarnaast zijn er kosten in de zin van minder tevreden klanten en verminderde werkvreugde. Onze interventie zal een besparing opleveren van ca. € 24.000,- / jaar.
Interventies
Welke interventies zijn er gedaan om te zorgen dat de projectmanagers hun projecten op tijd afsluiten?
Bij gedragsverandering en binnen OBM als methodiek spelen drie interventies een belangrijke rol: Prestatie Feedback, Subdoelen stellen en Positieve bekrachtiging. In overleg met de presteerders zijn afspraken gemaakt over de manier waarop ze de prestatie inzichtelijk willen maken.
Er zijn drie haalbare subdoelen opgesteld en er is gesproken met het team over oplossingen:
- Heldere meetdetails in het projectmanagementsysteem
- Introductie van een centraal beeldscherm met een grafiek van de teamprestaties.
- Via een nieuw 10-stappenplan dat elke projecteigenaar afvinkt in zijn abacus, is de projectvoortgang inzichtelijk en wordt nu wekelijks besproken.
- Er zijn meer momenten voor mondelinge teamfeedback
- Onderlinge feedback tussen teamgenoten is ingevoerd op een leuke manier met tastbare beloningen van fruitmand tot ruimte voor tafelvoetbal.
- Het afsluitproces zelf is transparant en visueel gemaakt d.m.v. lampen: je ziet als iemand bezig is, zodat dit gezien en erkend wordt door collega’s.
Resultaten: Projecten op tijd afsluiten
Om kort te gaan: De doelstelling is behaald! Binnen 4 maanden is de afsluittermijn gedaald van gemiddeld 76 naar 24 dagen.
Chapeau voor het team!
De Teammanager: “Door de Organizational Behavior Management Practitioner training ben ik anders naar gedrag gaan kijken en heb ik nieuwe manieren geleerd om met gedrag om te gaan. De sfeer is goed en we durven elkaar naast complimenten ook kritische feedback te geven. Het maakt me trots als leidinggevende om te zien wat we als team hebben neergezet en hoe we hiermee met zijn allen omgaan.“
Over OBM
OBM staat voor Organizational Behavior Management.
Het is een wereldwijd gebruikte, wetenschappelijk bewezen methodiek om zowel prestaties als werkplezier aantoonbaar te verhogen. Positieve gedragsverandering staat bij OBM centraal. Immers: Business is Behavior.
Bron: Deze case werd uitgevoerd door een deelnemer aan de OBM Practitioner opleiding van de Vrije Universiteit in Amsterdam. Neotopia heeft zo’n 12 jaar samengewerkt met de VU om deze opleiding te ontwikkelen, promoten en natuurlijk te verzorgen. Intussen verzorgt de VU de opleiding alleen nog maar aan reguliere studenten, maar Neotopia gaat ermee door voor deelnemers uit het bedrijfsleven!
Lees hier meer over deze praktische aanpak om het beste uit mensen te halen.
Voor meer informatie over de diensten klik hier.
Heb je een vraag? Neem contact met ons op.
