Hoe houd je 5S écht vol?
Je kent ze: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren. Eigenlijk is de vijfde ‘S’ – Standhouden – degene die het verschil maakt. Want waarom vervalt een organisatie steeds weer in oude gewoonten? Zelfs als je tijd, energie en middelen stopt in 5S?
In deze blog ontdek je:
– wat gedragswetenschap ons leert over waarom goede bedoelingen vaak stranden;
– welke rol management speelt in het duurzaam verankeren van 5S in jouw organisatie;
– én wat je vandaag nog kunt doen om van 5S geen project, maar een gewoonte te maken.
Kortom: Hoe houd je 5S écht vol? De wetenschap van gewoonte, gedrag en leiderschap
Wat bepaalt of 5S wél blijvend werkt?
1. Normen & ‘Wat is normaal hier?’
“Normaal” is een sterke kracht. Het is wat mensen zien, ervaren, en wat afgesproken is. In de praktijk zien we vaak dat regels, bordjes en afspraken onvoldoende zijn – zolang iemand er niet mee bevalt, vallen zij terug op het oude gedrag: pallets buiten lijntjes, gereedschap slordig neergelegd, etc.
Binnen de wetenschap van OBM heten dit antecedenten. Het zijn eigenlijk alle zaken die in de tijd vóórafgaan aan gedrag, en die het gedrag proberen uit te lokken of op te wekken.
2. Antecedenten ≠ genoeg
Antecedenten: signalen, bordjes, afspraken, controlemechanismen. Ja, ze zetten de norm. Maar gedragsonderzoek laat zien: slechts zo’n 20% van wat mensen doen wordt beïnvloed door antecedenten. De rest? Dat zit hem in de consequenties. Dat zijn alle dingen die met je gebeuren wanneer je gedrag vertoont. Ons brein leert van consequenties, van ervaringen.
3. Consequenties: waarom wat er volgt nóg belangrijker is
Gedrag dat beloond wordt (complimenten, gemak, erkenning) herhaalt zich. Gedrag dat vooral negatieve gevolgen heeft (tijdverlies, extra werk, afgekeurd werk) verdringt de nieuwe standaard snel weer. Directe, positieve feedback werkt het beste om de kans te vergroten dat mensen gedrag gaan herhalen. Daarbij komt een prettig stofje vrij in ons brein, dat aanzet tot herhaling van gedrag. En dat is nodig om tot een nieuwe gewoonte te komen. De 5e S gaat over het vormen van die gewoonte. Maar helaas sturen leiders maar weinig op het laten ontstaan van dit stofje. Omdat ze niet weten hoe. In onze OBM trainingen leer je hoe het werkt!
4. Management: de spil in het volhouden
Leidinggevenden bepalen de ‘wat belonen we?’ en ‘waar letten we op?’-vraag.
– Heb je oog voor de medewerkers die wel buiten gewoon, maar juist vanuit de 5S-structuur werken?
– Spreek je waardering uit?
– Of zijn het vooral de fouten die je ziet?
5. Van ‘wat hoort’ naar ‘wat doet’
Tips om 5S vol te houden:
– Loop regelmatig gemba-rondes, maar let dan vooral op wat goed gaat (niet alleen wat er mis is).
– Geef complimenten, beloon gewenst gedrag meteen, zichtbaar en eerlijk.
– Maak consequenties duidelijk én voelbaar: zowel positieve als negatieve, liefst dichtbij in tijd en ruimte.
– Zorg dat leiders het voorbeeld geven: laat zien dat 5S geen top-down dictaat is, maar een gezamenlijke standaard.
Hoe houd je 5S écht vol? Verbind Lean, 5S en OBM
Als je Lean al gebruikt, dan weet je hoe krachtig standaarden zijn. Maar Organizational Behavior Management (OBM) voegt daar iets waardevols aan toe: een wetenschappelijk onderbouwde manier om gedrag te bestendigen via bekrachtiging. Niet in plaats van Lean, maar Lean mét OBM. Dat is hoe je van 5S iets maakt dat groei geeft in plaats van iets wat weer uitsterft.
Jouw volgende stap
Standhouden gaat eigenlijk over het creëren van de juiste cultuur. En dat is niet iets dat vanzelf gebeurt – het vereist dat je standaardiseren én belonen koppelt, dat je management betrekt, en dat je gedrag niet alleen voorschrijft maar ervaart en waardeert.
Wil je dat 5S in jouw team, dienst of organisatie écht vol te houden is? Omdat het een goede gewoonte is?
Begin met kleine stappen:
1. Zet direct vandaag een moment in je agenda om gewenst gedrag te zoeken. Doe een Gemba-walk, of neem het mee tijdens een Kamishibai ronde.
2. Spreek iemand aan met een compliment. Doe dat zo snel mogelijk, wanneer je iemand gewenst gedrag ziet vertonen. Liefst zou je mensen op heterdaad waarderen!
3. Plan een korte workshop of grotere sessie waarin je medewerkers bewust maakt van OBM-principes.
Meer weten?
Klik hier voor een artikel over Lean leiderschap met OBM, dat verscheen in het tijdschrift Holland Management Review.
Of klik hier voor het boeken van een workshop
Er is ook officiële certificering in OBM mogelijk. Kijk eens op de site van onze examen-partner APMG International
